التعامل مع البريد الاليكتروني بطريقة إحترافية

يعتبر البريد الإلكتروني من أبرز وسائل التواصل المتعارف عليها لطبيعته الفورية والمنفتحة نوعاً ما وما يسهل الوقوع في الخطأ وتجاهل آداب التعامل الأساسية، فكيف يمكننا التعامل مع البريد الإلكتروني بطريقة إحترافية؟

آداب التعامل مع البريد الإلكتروني

يُبيّن المستشار ومدرب التسويق الرقمي “عمار محمد”، في اليوم الواحد ربما أكثر من 124 مليون رسالة بريدية تُرسل أو تُستقبل، لذلك فنحن أمام كم كبير من البيانات الموجودة على البريد الإلكتروني.

أما عن أولى النصائح للأشخاص الذين يستخدمون البريد الإلكتروني هي اختيار بريد اليكتروني لائق بشخصهم ويبتعدون عن الحروف والرموز والأرقام التي بها نوع من الفكاهة ولا تعبر عن شخصيتهم.

إلى جانب ذلك، هناك التزام من الشخص المرسل لاختيار الوقت المناسب لإرسال رسالته كما يجب أن تكون رسالته دائماً موجزة وبها نوع من الترحيب والتعامل اللائق مع الشخص المرسَل له بجانب ضرورة أن يكون الطلب واضح في البريد الإلكتروني المرسَل.

وتابع خبير التسويق الرقمي ” عمار محمد “: نلاحظ بعض الأشخاص الذين يستخدمون البريد الإلكتروني أنهم يستعلمون خطوط غريبة جداً عند إرسالهم للرسالة حيث يمكن أن يكون الجهاز الذي يستخدمه الشخص المستقبل لا تتوفر فيه هذه الخطوط أو الألوان الفاقعة إلخ إلخ..

يجب أن نتعامل كذلك مع البريد الإلكتروني على أنه رسالة يرسلها الآخرون لنا، لذلك يجب أن تعبر الرسائل عن شخصية المرسل ولا يجب إرسال رسائل مزعجة للآخرين وغير متحقق من مصدرها.

بالإضافة إلى ذلك، من المهم التمييز عند الرد على رسائل Email بين الأشخاص الموجودين في الرسالة وبين الشخص مرسل الرسالة فحسب كما يمكننا إرسال رسالة لمرسلها فقط بصورة شخصية لأوضح له شيء ما بيني وبينه.

من الأشياء الضرورية كذلك والتي يجب الإشارة لها أن هناك نسخة كربونية تسمى ب cc تضع الشخص في بريدك الاليكتروني والأشخاص المعنيين ظاهرين للآخرين وهناك نسخة كربونية تسمى ب bcc وهي نسخة لا يرى المستقبل هؤلاء الأشخاص الموجودين معه في Email.

اختلاف طريقة كتابة البريد الإلكتروني بين الشئون الخاصة والعمل

نحن في إطار العمل هناك سياسات تحكِّم عمل الموظف مع البريد الإلكتروني حيث هناك ديباجة معروفة تستخدم في المؤسسة ولغة رسمية لهذه المؤسسة سواء كانت الانجليزية أو العربية أو أي لغة أخرى وأيضاً هناك نوع من اللباقة مع الأشخاص ذوي النفوذ في هذه المؤسسة حيث نكتب لفظ ” سعادة ” أو ” الشخص المحترم ” في الرسالة، بجانب أن هناك قواعد أخرى عند إرسال الرسالة للمديرين فقد لا يمكننا إرسال الرسالة لهم مباشرة قبل إرسالها لمدير القسم لأن هناك مركزية في التعامل مع البريد الإلكتروني يجب أن يفهمها الشخص قبل التعامل مع الأشخاص الآخرين بجانب أن هناك لائحة تخص البيئة بأن لا يُطبع البريد الإلكتروني حفاظاً على البيئة، كما أن المهم عند إرسال البريد الإلكتروني هو التحقق من عنوان البريد المرسل والتعامل مع زملاء العمل بلباقة.

طرق حماية البريد الإلكتروني

أنا أعتبر اليوم البريد الإلكتروني هو بوابة لكل مواقع التواصل الاجتماعي، فحين يتم اختراق البريد الإلكتروني لشخص ما يتم اختراق حياته الخاصة، لذلك يُنصح بعدم إرسال المعلومات الشخصية عبر البريد الإلكتروني بجانب إمكانية اختيار كلمة مرور قوية لحماية البريد الإلكتروني الخاص بنا وفي حالة نسيان كلمة المرور قد لا يمكننا الدخول لمواقع التواصل الاجتماعي.

وأردف ” عمار “: من الضروري كذلك تغيير كلمة مرور البريد الإلكتروني بشكل دوري دون الضغط على أي روابط غريبة بالإضافة إلى أهمية عدم التواصل مع أشخاص غرباء لا نعرفهم مع فحص مرفقات Email باستمرار حيث هناك بعض الفيروسات التي تُرسل على شكل ملف مُرفق وتتسبب في اختراق البريد الإلكتروني أو الكومبيوتر الخاص بنا، لذلك يجب علينا استخدام خاصية 2 verifications التي من خلالها يقوم Email بإرسال رسالة على بريد اليكتروني آخر للتحقق من كلمة المرور الخاصة بنا ومن ثم يمكننا حماية بريدنا الاليكتروني بصورة أفضل.

وأخيراً، هناك بعض الطرق التي يمكننا من خلالها تسويق أنفسنا عبر البريد الإلكتروني أولها ضرورة وجود معلومات عن الأشخاص الذين نقوم بمراسلتهم ونقوم بتصميم الرسالة ونختار نظام لإرسال هذه الرسالة.

أما عن الخطوة الأخيرة هي لابد من وجود تقرير يفيد ما إذا كان هناك استجابة من الأشخاص الذين رأوا الرسالة أم لا.